Penulisan Humas atau Public Relations (PR) Writing adalah salah satu kegiatan humas dengan melakukan kegiatan menulis, baik itu menulis siaran pers (press release), membuat tulisan untuk majalah atau mengisi media internal, mempersiapkan naskah pidato, maupun laporan tahunan (annual report).
Karenanya, menulis atau writing skill merupakan
keterampilan utama seorang praktisi humas (PR practisioner) profesional.
Peran tulisan dalam humas
Profesional PR atau praktisi hubungan masyarakat pro di semua tingkatan, harus memiliki keterampilan menulis yang solid.
White (2016) mengatakan, “Untuk sukses sebagai PR profesional, sangat penting untuk memiliki hasrat untuk menulis dan berkomunikasi, dan berkomitmen untuk unggul dalam keduanya. Anda pasti akan gagal jika tidak melakukannya”.
Profesional PR bertanggung jawab untuk mengembangkan materi
komunikasi yang dimaksudkan untuk memengaruhi sikap dan/atau perilaku publik utama.
Banyak pemberi kerja meminta kandidat untuk posisi humas untuk menyelesaikan tes tertulis dan memberikan contoh tulisan untuk menunjukkan kemahiran dalam keterampilan ini.
Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami bagaimana menyusun pesan yang efektif melalui komunikasi tertulis.
Jenis-Jenis Penulisan Humas
Berikut adalah beberapa dari banyak materi dan pesan yang harus ditulis oleh para profesional PR:
- Siaran Pers/Berita
- Lembar fakta
- Artikel fitur
- Pesan media sosial
- Posting blog
- Pidato
- Presentasi PowerPoint
- Brosur
- Lapangan media
- Pernyataan
- Konten situs web
Penulisan berita versus penulisan humas
Penulisan humas yang efektif diambil dari prinsip-prinsip penulisan berita, karena media berita adalah salah satu saluran pilihan untuk mempromosikan produk dan layanan.
Namun, penulisan berita dan penulisan PR berbeda dalam hal khalayak, nada, dan saluran media.
Penulisan berita harus bernada objektif, dengan tujuan menyajikan informasi untuk mendidik audiens tentang peristiwa yang layak diberitakan.
Di sisi lain, PR writing mengadvokasi klien. Ini informatif, tetapi juga harus memengaruhi persepsi publik utama tentang organisasi. Beberapa orang juga berpendapat bahwa penulisan PR bahkan lebih ringkas daripada tulisan baru.
Reporter biasanya menulis untuk satu audiens: pembaca atau pendengar dari outlet media masing-masing. Profesional PR mungkin harus menulis untuk berbagai audiens, termasuk audiens internal (seperti karyawan, pemegang saham, dan distributor) dan audiens eksternal (seperti media, pelanggan, sukarelawan, dan blogger).
Penulisan berita menggunakan satu saluran komunikasi utama, outlet berita (yang dapat berupa surat kabar atau siaran televisi atau radio). Meskipun jurnalis semakin banyak menggunakan Twitter untuk memposting artikel mereka, hal ini biasanya memerlukan postingan tautan yang mengarahkan audiens ke situs web utama outlet berita.
Profesional PR menggunakan berbagai saluran untuk mendistribusikan pesan mereka, termasuk media berita, media sosial, iklan, blog, kit pers, dan banyak lagi.
Posting blog ini menjelaskan lebih lanjut beberapa perbedaan antara penulisan berita dan penulisan hubungan masyarakat.
Siaran Pers
Siaran pers atau news release merupakan salah satu materi komunikasi yang paling umum ditulis oleh para praktisi humas atau profesional PR.
Siaran pers dikirim ke outlet seperti surat kabar, stasiun penyiaran, dan majalah untuk menyampaikan pesan strategis dari suatu organisasi yang idealnya akan diterbitkan atau disiarkan oleh media.
Audiens utama untuk siaran pers adalah reporter dan editor, meskipun beberapa organisasi menerbitkan siaran pers di situs web mereka sendiri untuk dilihat oleh audiens. Hal ini dapat dilakukan karena staf redaksi menyusut dan sumber daya yang tidak mencukupi untuk mengembangkan konten asli.
Wartawan menggunakan siaran pers sebagai alat pelaporan, mengandalkan mereka untuk memberikan informasi penting dan karenanya memudahkan mereka untuk meliput berbagai peristiwa.
Dengan meningkatnya saluran media dan permintaan akan konten sosial, beberapa orang memandang siaran pers sebagai cara yang tidak menarik untuk mendistribusikan informasi dan terhubung dengan audiens (Galant, 2014).
Yang lain melihatnya sebagai cara yang ringkas dan langsung untuk berkomunikasi dengan publik utama.
Meskipun kemunculan media digital telah menantang para humas profesional untuk memikirkan cara-cara nontradisional untuk mendapatkan publisitas, penggunaan siaran pers masih tersebar luas dalam profesi ini. Oleh karena itu, praktisi PR harus mengetahui bagaimana menulis siaran pers yang efektif.
Menulis siaran pers
Secara tradisional, siaran pers menggunakan gaya piramida terbalik, yang memudahkan jurnalis dan editor untuk menerima informasi yang paling penting terlebih dahulu.
Ini berarti, “pengait berita” atau
news hook/news angle harus diungkapkan di tajuk utama dan memimpin rilis.
Jurnalis tidak akan menganggap serius siaran pers Anda jika kontennya tidak layak diberitakan dan tidak ditulis dengan gaya yang diterima, seperti gaya AP. Pastikan siaran pers berisi informasi terkait dengan sumber yang tepat dan bebas dari kesalahan.
Sebelum menulis rilis, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah pengumuman atau peristiwa tersebut layak dijadikan berita?
- Apakah itu menarik bagi audiens outlet media? Beberapa pengumuman tidak memerlukan siaran pers dan hanya dapat diposting di situs web perusahaan.
- Apa pesan utamanya? Apa yang harus diambil pembaca?
- Siapa target audiens untuk rilis? Meskipun Anda menulis rilis untuk media, Anda perlu mengingat jenis pembaca atau pendengar yang ingin Anda tarik.
Struktur dan format siaran pers
Rilis berita harus ditulis di atas kop surat perusahaan, dengan kata-kata “Siaran Pers” atau “Siaran Berita” di sudut kiri atas halaman.
Di bawah ini, tunjukkan kapan informasi tersedia untuk publikasi. Yang dimaksud dengan “rilis segera” adalah informasi yang siap dipublikasikan dan dapat digunakan oleh wartawan segera setelah menerimanya.
Kadang-kadang, Anda mungkin ingin lebih banyak waktu untuk mengumpulkan informasi lain, atau lebih suka jurnalis menerbitkan pengumuman di kemudian hari.
Dalam hal ini, gunakan istilah “di bawah embargo sampai” diikuti dengan tanggal embargo, yaitu saat Anda mengizinkan jurnalis untuk mempublikasikan informasi tersebut.
Cantumkan tanggal rilis pers di bawah pernyataan “rilis segera” atau “di bawah embargo hingga”. Selalu cantumkan informasi kontak untuk referensi wartawan, sebaiknya di pojok kanan atas.
Tulis badan siaran pers menggunakan teknik dan gaya penulisan berita. Pastikan untuk menyertakan judul; Anda juga dapat menyertakan subjudul. Berikan garis waktu, diikuti dengan petunjuk ringkasan.
Berikut contohnya:
Pastikan untuk menggunakan piramida terbalik untuk mengatur informasi di seluruh siaran pers.
Sertakan setidaknya dua kutipan, satu dari perusahaan atau organisasi dan satu lagi dari pihak ketiga (contoh: pelanggan, sukarelawan, peserta saat ini atau sebelumnya di acara tersebut).
Setelah Anda selesai dengan badan, letakkan boilerplate di akhir dokumen. Boilerplate memberikan informasi tentang perusahaan atau organisasi, serupa dengan bagian “Tentang Kami” yang mungkin Anda temukan di situs web perusahaan.
Siaran pers harus seringkas mungkin dan idealnya tidak lebih dari satu halaman. Jika melebihi satu halaman, jangan pisahkan paragraf.
Alih-alih, letakkan kata “lebih” di bagian tengah bawah halaman pertama untuk menunjukkan kepada pembaca bahwa ada lebih banyak konten di halaman kedua. Sertakan tanda tiga pound (###) atau “-30-” di bagian bawah siaran pers untuk menunjukkan akhir.
Bahan kit pers (press kit)
Press kit atau media kit adalah paket atau halaman situs web yang berisi materi promosi dan sumber daya untuk editor dan reporter. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi rinci tentang perusahaan di satu lokasi.
Meskipun kit pers memberikan lebih banyak informasi daripada siaran pers, tujuan keseluruhannya serupa: mengamankan publisitas untuk perusahaan atau klien.
Peristiwa atau cerita besar yang membutuhkan lebih banyak informasi daripada yang biasanya disertakan dalam siaran pers memerlukan press kit.
Contohnya termasuk merger perusahaan, peluncuran produk baru, kampanye rebranding, atau perubahan besar dalam kepemimpinan organisasi.
Kit pers dapat berupa hard copy atau digital. Press kit hard copy menggunakan folder dengan logo perusahaan, sedangkan press kit digital menggunakan halaman situs web atau dikirim dalam file zip melalui email.
Bahan-bahan berikut ditemukan dalam kit pers:
- Latar belakang
- Lembar fakta
- Peringatan media (media alert)
- Foto publisitas atau daftar peluang foto
Latar belakang
Latar belakang berisi sejarah perusahaan dan biografi eksekutif kunci. Tujuannya adalah untuk melengkapi siaran pers dan menjelaskan kisah atau peristiwa perusahaan, produk, layanan, dan pencapaian. Berbentuk paragraf dan relatif singkat (satu sampai dua halaman).
Lembar Fakta
Lembar fakta memberikan ringkasan tentang suatu peristiwa, produk, layanan, atau orang dengan berfokus hanya pada informasi penting atau karakteristik utama. Ini lebih ringkas daripada latar belakang dan berfungsi sebagai referensi cepat bagi wartawan.
Namun, lembar fakta tidak dimaksudkan untuk publikasi. Judul lembar fakta bervariasi; pembuat dokumen memilih cara mengkategorikan informasi utama. Jenis lembar fakta yang paling umum adalah profil organisasi, yang memberikan informasi dasar tentang suatu organisasi. Ini termasuk deskripsi produk atau layanan, pendapatan tahunan, pasar yang dilayani, dan jumlah karyawan.
Lembar fakta standar berisi kop surat perusahaan dan informasi kontak. Isinya satu spasi, dengan spasi ekstra antara paragraf dan subjudul. Meskipun lembar fakta biasanya satu halaman, letakkan kata “-lebih-” di bagian bawah halaman pertama untuk menunjukkan halaman tambahan.
Mirip dengan format siaran pers, sertakan tiga tanda angka atau “-30-” di bagian bawah dokumen untuk menunjukkan akhir. Agar mudah dibaca, kelompokkan informasi serupa bersama-sama dan sertakan item berpoin jika sesuai.
Perlu diingat bahwa subjudul/kategori yang digunakan dalam contoh ini mungkin tidak digunakan di contoh lain. Penulis memiliki fleksibilitas dalam kategori yang mereka pilih dalam lembar fakta.
Peringatan Media
Ada kalanya pengumuman tidak memerlukan distribusi siaran pers, melainkan pemberitahuan singkat ke media. Ini disebut media alert atau advisory.
Peringatan media adalah memo kepada wartawan tentang peluang wawancara, konferensi pers, atau acara mendatang. Mereka menggunakan format 5W dan H untuk menyampaikan informasi dengan cepat.
